Sistem Pengelolaan Arsip: 5 Metode yang Perlu Dipahami

SMK WIKRAMA BOGOR - Sistem pengelolaan arsip merupakan serangkaian prosedur yang digunakan untuk menyimpan seluruh catatan aktivitas suatu lembaga, individu, atau organisasi. Semua kegiatan yang dilaksanakan didokumentasikan secara lengkap dan rinci, sehingga arsip tersebut bisa menjadi sumber informasi yang valid dan dapat diandalkan.

 

Penyimpanan arsip tidak terbatas hanya pada satu jenis saja, melainkan mencakup berbagai bentuk, seperti buku, sertifikat, akta, surat, dan lain sebagainya. Selain itu, format digital seperti video dan audio juga semakin umum digunakan sebagai arsip. Dalam situasi tertentu, jika terjadi kesalahpahaman, arsip dapat menjadi referensi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Itulah sebabnya mengapa arsip penting untuk setiap organisasi, perusahaan, atau individu.

 

Ingin mengetahui lebih jauh mengenai arsip? Simak ulasan lengkap berikut ini.

 

Tujuan Menerapkan Sistem Pengelolaan Arsip

Secara umum, tujuan dari sistem pengelolaan arsip adalah untuk mempercepat dan mempermudah proses pencarian dokumen saat dibutuhkan. Dengan adanya sistem pengarsipan yang baik, dokumen-dokumen penting dapat disusun secara lebih efisien dan efektif.

 

Selain itu, arsip juga berfungsi untuk menjaga catatan sejarah perusahaan agar tetap tertata dengan rapi. Bayangkan jika sebuah perusahaan tidak memiliki arsip, tentu akan kesulitan dalam merencanakan langkah-langkah ke depan untuk mencapai target.

 

Hal ini dikarenakan jejak langkah perusahaan tidak terdokumentasi dengan baik. Langkah-langkah yang telah terbukti berhasil tidak dapat ditemukan kembali, sehingga perusahaan terpaksa harus membuat rencana baru dari awal. Tentu saja, hal ini akan memakan waktu yang cukup lama. Dari sini, dapat disimpulkan bahwa sistem pengarsipan sangat membantu perusahaan dalam menetapkan langkah untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

 

Umumnya, karyawan yang bertanggung jawab untuk menyusun arsip berada di bagian manajemen. Mereka harus memiliki keahlian dalam bidang manajemen agar arsip dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

 

Metode-Metode Penyimpanan Arsip

Mengacu pada pentingnya informasi yang terkandung dalam arsip, proses penyimpanannya tentu tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa metode penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan fungsinya.

 

Bagi karyawan yang bertugas mengelola arsip, sangat penting untuk memahami lima macam metode penyimpanan arsip berikut:

 

1. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang secara langsung digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan berbagai kegiatan.

2. Arsip aktif
Arsip aktif merupakan arsip yang dibutuhkan secara terus-menerus dalam berbagai aktivitas administratif.

3. Arsip inaktif
Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun untuk keperluan administrasi.

4. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan untuk kegiatan administratif sehari-hari di instansi atau organisasi.

5. Arsip duplikasi
Arsip duplikasi adalah arsip yang memiliki bentuk dan isi yang sama dengan arsip aslinya.

 

Untuk membedakan metode penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain, Anda bisa menggunakan berbagai cara. Sistem penyimpanan arsip dan contohnya banyak dijelaskan oleh para ahli dan dapat diakses melalui buku atau internet.

 

Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad merupakan metode pengelolaan dokumen dengan menyusun dokumen sesuai nama individu atau organisasi. Sistem ini biasanya diterapkan untuk mengelola arsip yang bersifat personal, seperti dokumen pegawai.

 

Setiap dokumen tentang pegawai disimpan dalam satu folder, bersama dengan dokumen lain yang disusun berdasarkan urutan abjad. Penyusunan folder pegawai ini memerlukan pedoman pengindeksan nama orang. Pencarian dokumen dalam sistem ini dilakukan dengan menggunakan nama pegawai.

 

Selain nama pegawai, dokumen yang diterima dari instansi atau lembaga juga dapat disimpan berdasarkan nama organisasi pengirim. Untuk menemukan kembali dokumen tersebut, pencarian dapat dilakukan berdasarkan nama instansi tersebut.

 

Keuntungan dari penggunaan sistem ini adalah dokumen dari satu sumber, baik itu individu atau organisasi, akan secara otomatis dikelompokkan bersama. Surat masuk dan salinan surat keluar juga akan tersimpan berdekatan dalam satu folder.

 

Pencarian dokumen bisa dilakukan langsung berdasarkan nama pengirim tanpa memerlukan indeks tambahan. Sistem ini memiliki tata cara penyusunan guide dan folder yang sederhana dan mudah dilakukan. Kelebihan utama dari sistem ini adalah kemudahan dalam mencari data atau dokumen yang diperlukan.

 

Cara Penyimpanan Arsip

1. Mengecek dokumen
Langkah pertama adalah memastikan bahwa dokumen sudah layak disimpan, biasanya ditandai dengan tanda pelepasan atau release mark.

2. Menambahkan kode
Setelah dokumen diperiksa, selanjutnya tambahkan kode khusus yang memudahkan penyimpanan dan pencarian dokumen di kemudian hari.

3. Menyortir dokumen
Proses penyortiran dokumen sangat penting agar dokumen disimpan sesuai dengan masalah, kebutuhan, dan tujuannya.

4. Menyimpan dokumen
Dokumen yang telah diperiksa dan disortir dapat disimpan menggunakan berbagai media seperti snelhecter, stofmap folio, atau folder gantung.

5. Menata arsip
Dokumen yang telah disimpan kemudian diatur sesuai dengan sistem yang digunakan, seperti sistem tanggal, abjad, wilayah, nomor, atau pokok masalah.

 

Sistem pengelolaan arsip sangat penting bagi organisasi, lembaga, atau perusahaan karena memungkinkan penyimpanan yang sistematis, sehingga dokumen mudah ditemukan kembali. Dengan demikian, keberadaan arsip akan membantu pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan secara lebih efektif.

 

Sumber : https://akuntanmuslim.com/sistem-penyimpanan-arsip/