Prosedur Menerima Tamu di SMK Wikrama Bogor

SMK WIKRAMA BOGOR - Tamu kantor merujuk pada individu atau kelompok yang mengunjungi suatu perusahaan dengan tujuan tertentu. Salah satu tanggung jawab sekretaris adalah mengoordinasikan pertemuan antara pimpinan dan tamu, mulai dari menjadwalkan, mengonfirmasi, hingga menyambut tamu di kantor. Namun, seorang sekretaris tidak boleh sembarangan dalam menerima tamu. Ada etika dan aturan yang harus diikuti untuk memastikan tamu merasa nyaman dan memiliki kesan positif terhadap perusahaan. Sekretaris juga harus memahami karakter, posisi, atau perilaku tamu yang datang. Penting bagi sekretaris untuk menanyakan nama, tujuan kunjungan, serta mengarahkan tamu kepada pimpinan yang akan ditemui.

 

B. Aspek Penting dalam Menerima Tamu 
Dalam menyambut tamu, sekretaris perlu memperhatikan beberapa hal berikut:

 

- Jika pertemuan telah dijadwalkan, pastikan untuk tepat waktu. Jika ada tugas di luar kantor, beritahukan dan mohon maaf atas keterlambatan (prioritas harus dipertimbangkan).
- Saat tamu tiba, berdirilah, tersenyum, dan jabat tangan.
- Sambut tamu dengan sapaan yang ramah.

 

Selain itu, hal-hal berikut juga harus diperhatikan dalam menerima tamu:

 

1. Pengaturan Ruang Tamu
Sekretaris harus memastikan penataan ruang tamu nyaman, bersih, dan rapi. Ruang tamu juga harus dilengkapi dengan:
   - Buku tamu
   - Kartu identitas tamu
   - Majalah/koran
   - Brosur/katalog perusahaan
   - Tempat sampah/asbak

 

Tunjukkan sikap siap membantu dan bersahabat.

 

2. Cara Mengantar dan Melayani Tamu
   - Jangan membeda-bedakan tamu berdasarkan jabatan atau penampilan.
   - Resepsionis adalah representasi perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap ramah.
   - Segera sambut tamu yang datang, jangan acuh tak acuh atau terkesan tidak peduli.
   - Saat mengantar tamu, tunjukkan arah dengan telapak tangan menghadap ke atas dan jari-jari rapat.
   - Ketika membuka pintu, lakukan dengan sikap yang sopan dan ramah.
   - Tamu biasanya akan dipersilakan menunggu di ruang tamu yang telah disediakan.

 

C. Tindakan yang Harus Dilakukan Sekretaris saat Menerima Tamu
Sekretaris harus melakukan hal-hal berikut saat menerima tamu:

 

- Persilakan tamu duduk di tempat yang terhormat, biasanya di area yang jauh dari pintu.
- Duduklah dengan sikap yang sopan dan hormat saat berhadapan dengan tamu.
- Ketuk pintu sebelum memasuki ruangan yang ada tamu di dalamnya.
- Jika informasi yang dibicarakan bersifat rahasia, sampaikan melalui catatan tertulis.
- Bukakan pintu saat tamu akan meninggalkan ruang tamu dengan sikap sopan.

 

D. Pelayanan Tamu Kantor
Pada dasarnya, semua karyawan harus mampu berperan sebagai penerima tamu. Sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut dalam melaksanakan tugasnya:

 

- Ketahui nama, perusahaan, dan tujuan kedatangan tamu.
- Berikan kesan positif dan tunjukkan goodwill yang baik.
- Sambut, hormati, dan bantu tamu dengan informasi yang tepat.
- Pastikan apa yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
- Hubungi pejabat yang lebih berwenang jika diperlukan.
- Ciptakan suasana yang menyenangkan jika tamu harus menunggu.
- Tentukan prioritas penerimaan tamu sesuai dengan situasi kantor dan kebutuhan tamu.
- Jika pejabat yang dicari tamu tidak ada, mintalah tamu meninggalkan pesan.

 

E. Jenis-Jenis Tamu dan Cara Pelayanannya
Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan berbagai jenis tamu adalah sebagai berikut:

 

1. Tamu dengan Perjanjian
   - Usahakan tamu menunggu secepat mungkin.
   - Hindari percakapan yang terlalu lama, kecuali jika tamu yang meminta.

 

2. Tamu Tak Dikenal  
   - Sapa dan tanyakan keperluannya.
   - Persilakan duduk jika tamu dapat diterima.
   - Jika tidak diterima, jelaskan alasannya dengan sopan dan tawarkan untuk membuat janji.

 

3. Tamu yang Menolak Memberitahu Tujuannya 
   - Minta tamu mengisi formulir tamu dengan lengkap.
   - Tetap perlakukan tamu dengan sopan dan sabar.

 

4. Tamu yang Datang Tanpa Perjanjian  
   - Bersikaplah taktis dalam memprioritaskan penerimaan tamu sesuai kebutuhan dan situasi.

 

5. Anggota Keluarga atau Teman Atasan  
   - Jika atasan sedang rapat, sampaikan dengan sopan bahwa atasan sedang tidak dapat diganggu.

 

6. *amu yang Tidak Diinginkan  
   - Tetap bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.

 

7. Pramuniaga atau Salesman  
   - Perlakukan dengan baik, sampaikan dengan jujur jika perusahaan tidak membutuhkan produk/jasa yang ditawarkan saat ini.

 

8. Tamu Lanjut Usia atau Cacat Fisik  
   - Perlakukan dengan wajar, bersiaplah membantu jika diperlukan.

 

9. Anggota Keluarga atau Teman Dekat Sekretaris  
   - Terima secara wajar dan tidak gaduh, ajak ke ruang tamu jika perlu membicarakan hal yang memakan waktu lama.

 

10. Tamu saat Atasan Membatalkan Janji  
   - Mohon maaf dan jelaskan alasannya, tawarkan untuk membuat janji baru.

 

F. Formulir Kedatangan Tamu
Formulir kedatangan tamu mirip dengan formulir penerimaan telepon. Informasi tamu harus dicatat secara lengkap untuk kepentingan data dan informasi lebih lanjut. Umumnya, formulir ini berisi data diri dan tujuan kunjungan tamu ke perusahaan, serta ditandatangani oleh tamu dan penerima tamu.

 

KESIMPULAN
Mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu merupakan salah satu tugas utama sekretaris. Tugas ini meliputi pembuatan janji, konfirmasi, hingga menyambut tamu di kantor. Seorang sekretaris harus memberikan layanan dengan sepenuh hati sehingga tamu merasa puas dan memiliki kesan baik terhadap perusahaan, karena sekretaris adalah representasi perusahaan dalam berhubungan dengan tamu atau klien. Oleh karena itu, penting bagi sekretaris untuk memahami tata cara menerima tamu yang baik dan mengetahui apa yang harus dilakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.

 

Sumber : https://prokomsetda.bulelengkab.go.id/informasi/detail/artikel/tata-cara-menerima-tamu-kantor-96