Etika Seorang Sekretaris dalam Menerima Telepon

SMK WIKRAMA BOGOR - Sebagai seorang sekretaris profesional, tugas utama kita adalah melayani dan membantu atasan dalam menyelesaikan pekerjaan teknis yang sangat penting. Seorang pemimpin membutuhkan dukungan sekretaris untuk menangani berbagai tugas kantor, seperti menerima tamu saat atasan tidak berada di tempat, menjadi notulen dalam setiap rapat, serta menangani pekerjaan sederhana namun krusial, seperti menjawab telepon dari pihak eksternal. Hal ini bisa menciptakan citra positif bagi atasan dan perusahaan tempat kita bekerja. Seorang sekretaris harus mampu membina hubungan baik, tidak hanya dengan atasan tetapi juga dengan mitra bisnis. Mengapa ini penting? Karena sekretaris menjadi kontak awal yang harus dilalui sebelum klien dapat berbicara langsung dengan pimpinan. Untuk menjadi sekretaris profesional, diperlukan banyak latihan agar pekerjaan yang dihasilkan rapi, termasuk dalam menangani panggilan telepon dari pihak luar. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menerima telepon dari pihak eksternal:

 

Seorang sekretaris harus bersikap hormat dan ramah saat menerima telepon, karena sikap ini sangat memengaruhi penilaian orang terhadap Anda. Berkomunikasilah dengan cara yang wajar dan sopan, tunjukkan keinginan untuk mendengarkan apa yang disampaikan oleh lawan bicara. Biasakan tersenyum saat berbicara melalui telepon, seolah-olah lawan bicara dapat melihat Anda.

Pastikan untuk memberikan kesan yang baik. Hindari berbicara terburu-buru atau dengan nada marah, meskipun suasana hati sedang tidak baik.

Tetaplah tenang, karena apa yang Anda sampaikan mencerminkan atasan dan perusahaan.

Siapkan alat tulis dan kertas di dekat telepon untuk mencatat pesan penting. Catat nomor telepon, nama, dan pesan dari orang yang menghubungi Anda, lalu segera sampaikan kepada yang bersangkutan.

Hindari berbicara dengan orang lain saat menerima telepon, karena hal ini dapat menciptakan kesan yang kurang profesional.

Perhatikan volume suara Anda. Berbicaralah dengan jelas dan hindari nada datar.

Saat menjawab telepon, sebutkan identitas Anda dan tanyakan identitas penelepon. Jika penelepon tidak mau memberikan identitas dan ingin berbicara dengan atasan, jangan pernah langsung menghubungkan, meskipun keadaan mendesak.

Jika Anda sedang menerima telepon saat panggilan lain masuk, beritahukan kepada penelepon pertama bahwa Anda harus menjawab panggilan lain.

Mintalah kepada penelepon pertama untuk menunggu, kemudian jawab penelepon kedua dan sampaikan bahwa mereka juga harus menunggu hingga Anda menyelesaikan panggilan sebelumnya. Jangan lupa untuk meminta maaf kepada penelepon pertama atas penundaan tersebut.

Dalam menerima telepon, seorang sekretaris harus bersikap profesional, efisien, dan efektif, karena ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas perusahaan. Oleh karena itu, jadilah sekretaris andal yang dapat diandalkan oleh atasan.

Dengan memperhatikan hal-hal di atas, seorang sekretaris akan mampu membangun kepercayaan yang baik dan menjaga reputasi perusahaan di mata publik.

Sumber : https://jtanzilco.com/blog/detail/38/slug/etika-sekretaris-dalam-menerima-telepon