Etika Sekretaris Dalam Menerima Telepon

Sebagai seorang sekretaris yang professional kita memiliki tugas untuk dapat melayani dan membantu pimpinan kita, dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan teknis yang cukup penting. Seorang pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seorang sekretaris untuk dapat menghandle pekerjaan-pekerjaan dikantor, seperti menerima tamu jika pimpinan tidak ada ditempat, menjadi notulen disetiap meeting yang dilakukan oleh pimpinan, dan juga pekerjaan yang sederhana namun penting, karena dapat menciptakaan imageyang baik untuk pimpinan kita dan perusahaan dimana tempat kita bekerja, yaitu menghandle jika ada telephone masuk dari pihak eksternal. Seorang sekretaris harus tahu bagaimana menjalin hubungan baik, selain dengan pimpinan juga dengan rekan bisnis pimpinan. Mengapa demikian? seorang sekretaris menjadi garda pertama yang harus dilalui sebelum klien bisa berhubungan langsung dengan pimpinan. Untuk menjadi seorang sekretaris yang professional memang perlu banyak latihan supaya dapat menghasilkan perkejaan yang rapi, begitu juga dalam cara kita menghandle jika ada telephone masuk dari pihak eksternal. Berikut ini merupakan hal-hal yang harus kita perhatikan ketika kita akan mengangkat telephone dari pihak eksternal:

1.            Seorang sekretaris harus bersikap hormat dan ramah dalam menerima telephone karena hal ini sangat berpengaruh dalam penilaian seseorang terhadap Anda. Bersikaplah wajar dan ramah saat berkomunikasi dengan lawan bicara Anda. Jawab lawan bicara Anda dengan tulus dan tunjukan sikap mau mendengar tentang apa yang disampaikan oleh lawan bicara Anda. Biasakan tersenyum ketika Anda sedang berbicara ditelephone, anggap jika orang yang berbicara dengan Anda sedang melihat Anda.

2.            ·Berikanlah kesan yang baik jangan berbicara dengan tergesa-gesa atau marah walaupun keadaaan mood kita sedang tidak baik, usahakan tetap bersikap tenang. Karena apa yang anda sampaikan mewakili pimpinan dan perusahaan Anda.

3.            Siapkan alat tulis dan juga kertas didekat pesawat telephone Anda agar mudah ketika ada pesan yang harus dicatat. Catatlah nomor telephone dan nama orang yang menghubungi Anda dan jika beliau meninggalkan pesan maka Anda juga harus mencatatnya dan segeralah untuk menyampaikan kepada orang yang bersangkutan.

4.            Hindari berkomunikasi dengan orang ketiga pada saat menerima telephone, karena itu dapat menimbulkan kesan yang kurang baik.

5.            Perhatikan volume suara Anda, berbicaralah dengan lancar dan jelas jangan menggunakan nada yang datar.

6.            Ketika mengangkat telephone jangan lupa untuk menyampaikan identitas Anda dan jangan lupa juga untuk menanyakan identitas yang penelpon. Jika beliau tidak memberikan identitas dan meminta untuk disambungkan dengan pimpinan Anda maka jangan pernah hubungkan dengan pimpinan Anda walaupun dalam keadaan mendesak.

7.            Apabila panggilan telephone datang tetapi Anda sedang melayani pembicaraan lain maka katakan bahwa Anda harus menerima telephone lain. Mintalah kepada penelponpertama untuk menunggu sementara, lalu jawablah penelpon kedua mintalah kepada beliau untuk menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan dengan penelpon pertama, serta sampaikan permohonan maaf kepada penelpon pertama karena harus menunggu.

Dalam menerima telephone seorang sekretaris harus bersikap menyenangkan, efektif dan efisien, karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat kepercayaan terhadap Perusahaan. Maka jadilah seorang sekretaris yang professional yang dapat dihandalkan atasannya.

Sumber berita: https://jtanzilco.com/blog/detail/38/slug/etika-sekretaris-dalam-menerima-telepon