4 Peran Penting Resepsionis yang Perlu Diketahui

Resepsionis adalah posisi yang sangat umum, terutama di industri yang mengutamakan perhotelan seperti hotel dan restoran. Tak hanya di hotel dan restoran, resepsionis seringkali dibutuhkan di pintu masuk perkantoran. Pekerjaan resepsionis di kantor dianggap penting karena resepsionis merupakan“depan” kantor. 

 

​​Resepsionis memiliki tugas untuk menjaga citra kantor dan mewakili keramahan tempat tersebut. Jadi Resepsionis tidak dipilih sembarangan, melainkan harus memiliki keahlian profesional. 

 

Dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya, resepsionis melakukan tugas-tugas sebagai berikut:

1. Menerima dan menyapa tamu

Meski terdengar sederhana, ada juga hal penting yang harus diingat resepsionis saat menyapa tamu.Resepsionis harus tersedia setiap saat selama jam kerja untuk memastikan bahwa semua tamu diterima.Selain itu, resepsionis harus mau tersenyum, menyapa dan menyapa, agar tamu senang dengan keramahannya. Seorang resepsionis menyapa tamu dan menyambut proses yang dirasakan tamu saat memasuki kantor, hotel atau restoran. Oleh karena itu, pada tahap ini dibuat kesan pertama yang artinya sikap resepsionis benar-benar mencerminkan citra kantor di mata para tamu.

 

2. Melayani kebutuhan para tamu

Selain menyapa dan menerima tamu, resepsionis juga berperan untuk menanyakan keinginan dan kebutuhan para tamu. Setelah mengetahui kebutuhan dan keinginan para tamu, menjadi tugas resepsionis untuk mengurus kebutuhan mereka atau mengarahkan para tamu ke departemen yang sesuai. Dengan Demikian, resepsionis berperan sebagai jembatan pertama antara tamu dan bagian kantor.

 

3. Menjawab dan mentransfer panggilan

Nomor telepon perusahaan yang dapat dilihat publik biasanya ditampilkan di meja depan. Oleh karena itu,sebagai titik kontak pertama di telepon, resepsionis perlu mengetahui cara menerima telepon dengan baik.Mendapatkan panggilan telepon yang baik melibatkan etiket panggilan, nomor ekstensi untuk merutekan panggilan ke sirkuit terdekat, protokol untuk merekam panggilan masuk dalam arsip data.

 

4. Penerimaan dan pengiriman kiriman/paket

Selain menerima dan meneruskan panggilan, resepsionis sebagai central gateway juga bertanggungjawab untuk menerima dan meneruskan kiriman. Saat menerima kiriman atau paket, resepsionis akan memeriksa alamat pengiriman apakah benar atau tidak akurat, serta keberadaan badan hukum atau departemen yang disebutkan dalam paket. Setelah itu resepsionis bertugas menghubungi pihak terkait untuk mengkonfirmasi kedatangan kiriman dan meneruskan kiriman.